Dina uppgifter när du signerar

Det viktigaste

• Den som skickade dokumentet till dig är ansvarig för uppgifterna. Asamla AB driver tjänsten åt avsändaren.
• När du öppnar sidan, signerar eller avböjer sparas uppgifter om dig som bevis på vad som hände: ditt namn, din e-postadress, tidpunkten, din IP-adress och din webbläsare och enhet. Det går inte att signera utan att de sparas.
• Ett ärende som alla har signerat sparas i 10 år, om avsändaren inte valt en kortare tid.
• Du kan be om att få se, rätta eller radera uppgifterna, och du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Vem som ansvarar

Avsändaren är personuppgiftsansvarig. Avsändaren är det företag, den organisation eller den person som skickade dokumentet till dig. Namnet står överst på signeringssidan och i mejlet du fick.

Asamla AB, org.nr 559564-0920, Industrigatan 7, 646 35 Gnesta, driver Asamla Sign och behandlar uppgifterna för avsändarens räkning. Asamla är då personuppgiftsbiträde.

Skickar en privatperson dokumentet för rent privat bruk gäller dataskyddsreglerna inte för den personen. Då är det Asamla AB som ansvarar för de uppgifter som Asamla Sign sparar om dig.

Vad dokumentet säger, och varför avsändaren vill ha din underskrift, är avsändarens sak. Fråga avsändaren om det.

Vad som sparas om dig

Det här sparas, beroende på vad du gör i ärendet:

• Ditt namn och din e-postadress, så som avsändaren angav dem när dokumentet skickades. Kom du hit från ett formulär på avsändarens webbplats sparas också det du fyllde i.
• Att du öppnade sidan, och när. Första gången sparas tidpunkten tillsammans med din IP-adress och uppgifter om din webbläsare och enhet (user agent).
• Varje gång du ber om en engångskod sparas att den skickades, när, till vilken e-postadress, och din IP-adress och webbläsare. Koden själv sparas inte, bara ett fingeravtryck av den, och fingeravtrycket tas bort när du har signerat.
• Din underskrift: namnet du skrev och, om du ritade den, bilden av ritningen. Dessutom tidpunkten med sekund, metoden (skriven eller ritad namnteckning), den exakta text du godkände, fingeravtrycket av dokumentet som din sida visade, ett verifierings-id, och IP-adressen och webbläsaren du signerade från.
• Det du själv skriver: kommentaren om du godkänner som granskare, och skälet om du avböjer.
• Ärendets historik: varje händelse, till exempel att du bjöds in, fick en påminnelse, öppnade, signerade eller avböjde, sparas med tid. Varje händelse bär ett fingeravtryck av den förra, så att en ändring i efterhand upptäcks.
• Vad som hände med mejlen vi skickade dig: levererat, studsat, markerat som skräppost eller misslyckat. Där avsändarens e-postdomän har öppningsspårning på sparas också att du öppnade mejlet.
• Dokumentet och, när alla har signerat, det signerade och förseglade dokumentet. Det har ett signeringsintyg med varje undertecknares namn, e-postadress, tidpunkt, metod och IP-adress, och med ritade namnteckningar.

Inget personnummer sparas, och signering med BankID finns inte i dag.

Varför, och på vilken grund

Uppgifterna sparas för tre saker:

• Så att avsändaren kan skicka dokumentet till dig och du kan granska, signera eller avböja det. Hit hör mejlen med länk, engångskod, påminnelser och det signerade dokumentet.
• Så att en underskrift i efterhand kan visas vara äkta: vem som skrev under, när, vad, och att filen inte har ändrats sedan dess.
• Så att ingen annan signerar i ditt namn. Engångskoden till din e-post och gränsen för hur många gånger en kod får provas hör hit.

Avsändarens rättsliga grund är avtal (artikel 6.1 b i GDPR), när underskriften gäller ett avtal du ska ingå, och berättigat intresse (6.1 f), att kunna bevisa en underskrift. Där Asamla AB är ansvarig är grunden berättigat intresse av att kunna visa att en underskrift är äkta.

Du måste inte signera. Men det går inte att signera med Asamla Sign utan att uppgifterna sparas, eftersom beviset är poängen. Vill du inte det kan du avböja eller be avsändaren om ett annat sätt att skriva under.

Hur länge uppgifterna sparas

• Har alla signerat sparas ärendet, med dokumentet, det signerade dokumentet och bevisen, i 10 år från den dag alla hade signerat. Avsändaren kan i stället ha valt 2, 5 eller 7 år.
• Ett ärende där ingen har signerat, till exempel för att det avböjdes, drogs tillbaka eller gick ut, kan avsändaren radera när som helst. Har någon signerat kan avsändaren inte radera det.
• Det gäller även om avsändaren slutar använda Asamla: signerade ärenden sparas ändå under bevarandetiden.
• När tiden har gått ut raderas ärendet inte av sig självt i dag. Be avsändaren eller oss radera det då.
• Det som raderas finns kvar i våra säkerhetskopior i högst cirka 35 dagar.
• Mejl och signerade dokument som redan skickats till dig och de andra i ärendet ligger kvar hos mottagarna. Det kan vi inte radera.

Vem som får uppgifterna

• Avsändaren, och de i avsändarens organisation som får se ärendet, ser ditt namn, din e-postadress, vad du gjort och när, din kommentar eller ditt skäl att avböja, dokumenten och historiken. Avsändaren kan hämta ett bevisunderlag som också har IP-adress och webbläsare. Använder avsändaren Asamla Signs API eller en integration kan avsändarens egna system hämta ärendet med deltagarnas namn och e-postadresser.
• De andra i ärendet ser dina uppgifter. Signeringssidan visar deltagarnas namn, roll och status, men inte e-postadresser. När alla har signerat får alla i ärendet det signerade dokumentet med signeringsintyget per e-post, och där står varje undertecknares namn, e-postadress, tidpunkt och IP-adress.
• Alla som har adressen som står på det signerade dokumentet kan öppna dess kontrollsida. Den visar avsändarens namn, ärendets titel, undertecknarnas namn, metod och tidpunkter och dokumentets fingeravtryck, men inga e-postadresser, inga IP-adresser och inte dokumentets innehåll.

Vi lämnar ut uppgifter till en myndighet eller en domstol om vi är skyldiga enligt lag.

Överföring utanför EU

Databasen och dokumenten ligger i Sverige. Resend, som skickar mejlen, finns i USA, och Vercel är ett amerikanskt bolag även om uppgifterna lagras i Stockholm. Namn, e-postadress och mejlens innehåll, med det signerade dokumentet som bifogas när alla har signerat, går till Resend när ett mejl skickas. Överföringen sker med stöd av EU–USA Data Privacy Framework (DPF), så som vi redovisar i vår lista över underbiträden.

Supabases support kan i felsökning se driftloggar och metadata från USA och Singapore, men inte innehållet i databasen utan vårt uttryckliga medgivande.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få veta om vi har uppgifter om dig och få en kopia av dem
• få felaktiga uppgifter rättade
• begära radering. Avsändaren kan avslå det så länge uppgifterna behövs som bevis, till exempel under bevarandetiden
• begära att behandlingen begränsas
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse
• få de uppgifter du själv lämnat i ett vanligt format, där den rättsliga grunden är avtal

Skriv till avsändaren eller till oss på hej@asamla.se. Berätta vilket dokument det gäller och vilken e-postadress mejlet kom till, så att vi hittar rätt ärende. Skriver du till oss skickar vi din begäran vidare till avsändaren och hjälper till att ta fram uppgifterna. Där Asamla AB själv är ansvarig svarar vi. Ett svar ska komma inom en månad, och vi kan behöva be dig visa att uppgifterna gäller dig.

Eftersom du inte har något konto kan du inte ladda ner eller radera uppgifterna själv i tjänsten.

Kontakt och klagomål

Frågor om hur dina uppgifter behandlas: hej@asamla.se, eller Asamla AB, org.nr 559564-0920, Industrigatan 7, 646 35 Gnesta.

Du har rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se, om du anser att dina uppgifter behandlas i strid med dataskyddsreglerna.

Cookies och spårning

Signeringssidan, kontrollsidan och den här sidan visar ingen cookiebanner och har varken analys eller annonsspårning.

Mer att läsa

• Integritetspolicy
• Underbiträden
• Användarvillkor
• Säkerhet och juridik i Asamla Sign